لماذا أحتاج إلى إغلاق المحادثات؟
من المهم أن يغلق أعضاء فريقك المحادثات كلما انتهى أحدهم من الردّ على استفسارات العملاء و ذلك للأسباب التالية:
اذا ظلت المحادثة مفتوحة عند الموظف لن يتفاعل الشات بوت مع العميل اذا ارسال رسالة جديدة و لن تحقق الهدف من تفعيل الشات بوت في هذه الحالة، حيث ان الهدف الاساسي منه هو تقليل الضغط على خدمة العملاء و الاجابة على الاسئلة الشائعة بصفة الية.
اذا لم يتم غلق المحادثات عند الانتهاء من تلبية طلبات العميل، سيصبح صندوق الوارد مزدحما و لن يتمكن الموظف من التنبه للرسائل الجديدة و الردّ عليها بسرعة.
لن تكون تقارير المحادثات دقيقة و بالتالي لن تتمكن من دراسة مدى فاعلية فريق خدمة العملاء و القيام بالتحسينات الضرورية.
⚡ تنبيه
أفضل ممارسة هي إغلاق المحادثة بعد التعامل مع استفسار العميل.
إذا تواصل العميل معك مرة أخرى، فسيتم توجيه رسالته إلى البوت.
أما إذا تركت المحادثات مفتوحة، فسوف تتعامل مع استفسارات كان من الممكن أن يتولاها البوت، مما سيؤدي إلى وجود عدد كبير من المحادثات المفتوحة.
كيف تغلق المحادثات؟
1. افتح حسابك على منصة بزنس شات و اختر أيقونة صندوق الوارد
2. انقر على زر صندوق المحادثات المعيّنة لك
3. في علامة التبويب "مفتوحة" و اختر المحادثة التي تريد إغلاقها
4. انقر فوق زر "أغلق المحادثة "
5. ستتحوّل المحادثة إلى قائمة المحادثات المغلقة
⚡ تنبيه
اذا كان زر الاغلاق غير فعال، يتوجب عليك اضافة موضوع للمحادثة قبل اغلاقها التزاما باعدادات الفريق الذي تنتمي إليه.
⚡ تنبيه
إذا كانت لديك صلاحيات المشرف، يمكنك إغلاق المحادثات دفعة واحدة. راجع كيفية إغلاق المحادثات دفعة واحدة؟
💡نصيحة
إقرأ هذه المقالة لمعرفة كيفية إعادة فتح المحادثات.