واجهة المحادثات: دليل المشرف
صندوق المحادثات هو المكان الذي يتفاعل فيه موظفيك مع عملائك للإجابة على كل تساؤلاتهم.
ستجد في هذا المحور الاقسام التالية:
الإعدادات العامة
إضافة مستخدمين
إنشاء الفرق
إنشاء المواضيع
إنشاء الردود الجاهزة
التقارير
الإعدادات العامة:
إذهب إلى صفحة الإعدادات العامّة
من خلال الضغط على ايقونة حسابك (1)، إعدادات الحساب (2)، ثم الإعدادات العامة (3).
أضف إسم النشاط التجاري (4)، حدّد المنطقة الزمنية (5)، العملة التي يستخدمها متجرك الالكتروني(6)، ثم إحفظ التغييرات (7).
إضافة مستخدمين:
لإضافة مستخدمين إلى حسابك على بزنس شات توجه إلى صفحة المستخدمون (1) و قم بالضغط على زر مستخدم جديد الموجود في أعلى الصفحة (2).
إملأ بيانات المستخدم, و عين لهم صلاحيات مستخدم أو مشرف, ثم حدد لغته (1).
يمكنك منح المستخدمين صلاحية إدارة الاشتراكات (2) أو إدارة الحملات (3), وأيضاً إضافتهم إلى فرق (4).
عند الانتهاء قم بالضغط على زر إرسال دعوة (5) وستصل لهم الدعوة إلى الايميل المدخل.
لأرشفة حساب أحد المستخدمين, قم بالعودة إلى صفحة إعدادات المستخدمون.
قم بالضغط على زر التعديل للمستخدم الذي تريد التخلص منه, ثم اضغط على تعطيل الحساب.
سيتم إعادة تعيين جميع المحادثات النشطة لهذا المستخدم لأعضاء فريقه ، أكد قرارك بالنقر على زر التعطيل.
إنشاء الفرق:
الاعداد:
الفريق هو صندوق رسائل مشترك بين عدة مستخدمين و لكل حساب في بزنس شات فريق واحد على الأقل.
لإنشاء فريق عمل جديد توجه إلى صفحة الفرق (1) و اضغط على زر إضافة فريق في أعلى الصفحة (2) واعطه اسما (3) ثم اضغط زر الحفظ (4).
لمواصلة إعداد فريقك اضغط على زر التعديل(5).
تعديل الفريق:
1) يمكنك تغيير الإسم و أيقونة الفريق.
و أيضاً يمكنك التحكم بإعدادات الفريق من خلال تفعيل ميزة
2) الحد الأقصى للتعيين:
تساعدك الميزة على تحديد عدد المحادثات التي يمكن تعيينها لافراد الفريق،و تحديد العدد الأقصى للتعيين.
3) إلزامية تحديد الموضوع قبل اغلاق المحادثة:
تسمح لك بالتأكد من أنّ فريقك سيقوم بتمييز كل محادثة على حده بالموضوع المناسب لها.
4) صلاحيات الوصول للمحادثة:
تمكنك من التحكم في المحادثات التي يمكن لكل عضو الإطلاع عليها. مثل المحادثات المخصصة لهم فقط أو المحادثات المخصصة للفريق، أو الإطلاع على المحادثات لفريق آخر.
5) ساعات عمل الفريق:
تمكنك من التّحكم في كيفية التعامل مع العملاء الذين يتّصلون بك خارج ساعات الدوام. فقط قم بتحديد أيام الراحة بتفعيل الزر المحاذي لليوم و تحديد ساعة البدء و الانتهاء، ثم الحفظ.
6) الأعضاء:
تتيح لك ميزة الأعضاء إضافة مستخدمين إلى الفريق. من خلال الضغط على إضافة مستخدم وتحديد المستخدمين. إذا كنت تريد إزالتهم من الفريق، قم بتحديد الموظف الذي تريد التخلص منه ثم اضغط على الغاء العضوية.
سيكون الفريق الذي تم إنشاؤه حديثًا متاحًا داخل صفحة المحادثات
إذا أردت إزالته فما عليك سوى العودة إلى صفحة إعدادات فرق العمل و الضغط على أيقونة أرشفة الفريق (1) بجانب الفريق الذي تريد إزالته, حدد فريق جديد (2) ليتم إعادة تعيين المحادثات النشطة له و قم بأرشفة الفريق (3).
إنشاء المواضيع:
يمكن استخدام المواضيع لتمييز محادثات العملاء حسب موضوعها وتصنيفها إلى فئات.
لإنشاء موضوع توجه إلى صفحة المواضيع (1) و إضغط على زر موضوع جديد (2) في أعلى الصفحة .
قم بادخال اسم الموضوع (3) ثم اضغط زر الحفظ (4).
يمكنك بالطبع تعديل الإسم من خلال الضغط على زر التعديل (5).
الآن بعد أن أنشأت موضوعك ، يمكنك البدء في تمييز محادثات عميلك عن طريق الضغط على زر إضافة موضوع (1) واختيار أحد المواضيع التي قمت بانشائها (2).
وإذا قمت بتعيين موضوع خاطئ إلى المحادثة ، يمكنك إزالته عن طريق وضع مؤشر الفأرة فوق حدث الموضوع والضغط على ايقونة الحذف.
إنشاء الردود الجاهزة:
توفر الردود الجاهزة على فريقك الكثير من الوقت والجهد وتساعدهم في الرد على أسئلة العملاء المتكررة.
لإنشاء رد جاهز، توجه إلى صفحة الردود الجاهزة (1) ثمّ اضغط على إنشاء رد جديد (2).
ادخل عنوانا للرد (1) و أضف محتوى الرسالة (2).
في الرسالة, يمكنك إضافة نصوص متغيرة (3) لجعل الرد مخصصاً للعميل, ثم قم بالحفظ (4).
لإرسال رد جاهز، توجه إلى محادثة (1)، انقر على أيقونة الردود السريعة (2)، اختر الرسالة التي تريد إرسالها (3)، وأدخل قيمة النص المتغير (4)، ثم أرسل (5).
إرسال إستبيان رضاء العملاء:
يمكنك إرسال إستبيان رضاء العملاء عند إغلاق أي محادثة من خلال تفعيل الميّزة في الشات بوت:
اذهب إلى الشات بوت ثم ← المقسم.
انتقل إلى قسم “اطلب تقييم المحادثة”.
قم بانشاء رسالتك.
ثم قم بتفعيل ميزة استبيان تقييم المحادثة.
التقارير
تتيح لك هذه التقارير معرفة و تتبع أداء فرق العمل على منصة بزنس شات و يوجد 3 تقارير مهمة
تقارير المحادثات:
يمكنك الاطلاع على البيانات التالية باستخدام عوامل الفلترة الديناميكية المنظمة من قبل الفرق والمستخدمين. يمكنك أيضًا تصفية التقرير بالكامل لمعرفة نتائجه اليومية والأسبوعية والشهرية.
1) المحادثات حسب الحالة:
يوضح هذا التقرير عدد المحادثات التي تم إغلاقها أو فتحها بواسطة فرقك لتقييم أداء الفريق.
2) تقرير معدل وقت الانتهاء:
يوضح لك هذا التقرير المدة التي تستغرقها عملية تلبية طلبات المحادثات خلال فترة محددة (بالدقائق)، ومدى سرعة استجابتك للمحادثات، كما يقدم نظرة متعمّقة حول أداء كل واحد من زملائك في الفريق.
3) تقرير رضا العملاء:
يعرض هذا التقرير نتائج استقصاءات رضا العملاء الخاصة بك.
4) تقرير مواضيع المحادثات:
يعرض هذا التقرير المواضيع الأكثر شيوعًا التي يتعامل معها عملاؤك معك.
نصيحة من عندنا، كل مستخدمينا الذي يحصولون على تقارير إيجابية، يستخدمون الشات بوت لمساعدة العملاء.
تقارير العملاء
1) تقرير عدد العملاء النشطين:
يعرض هذا التقرير نظرة عامة على عدد العملاء النشطين الذين اتصلوا بنشاطك التجاري. وما نقصده بالعملاء النشطين، هو أيّ عميل قام بإرسال رسالة واحدة على الأقل وصلت إلى عملك التجاري.
2) تقرير العملاء الجدد من الواتساب
يوضح هذا التقرير عدد جهات الاتصال الجديدة التي تواصلت معك عبر الواتساب و التي تمت إضافتهم إلى قاعدة البيانات.
يمكنك فلترة التقرير حسب الوقت أو تجميعه حسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر.
3) تقرير العملاء حسب المصدر
يعرض هذا التقرير توزيع جهات الاتصال لكل مصدر. على سبيل المثال ، العملاء الذين اتصلوا بك على الواتساب، و العملاء الذيين قمت بتحميلهم إلى حسابك ، والعملاء الذين قمنا باستيرادهم من تطبيقاتك المربوطة.
إذا قمت بالربط مع أحد التطبيقات، فسنضيف جهات الاتصال التي حصلنا عليها من هذا التطبيق إلى منطقة جديدة باسم التطبيق.
تقارير استهلاك الواتساب
يتوفر هذا التقرير لأرقام الواتساب المفعلة عن طريق الفيسبوك فقط و يشمل:
تقرير الاستهلاك الشهري
يعرض هذا التقرير (2) عدد المحادثات التي بدأت من قبل نشاطك و عملاؤك، سيلخّص هذا التقرير محادثات الواتساب الفعلية خلال الشهر الحالي. سيتم تصفية التقرير إلى:
المحادثات البادئة من النشاطك التجاري.
المحادثات البادئة من العملاء.
إجمالي المحادثات.
تقرير الإستهلاك
يعرض هذا التقرير (3) اجمالي المحادثات التي بدأت بها. ستجد في هذا التقرير بيانات اليوم السابق ، ولا تتعلق باليوم الحالي.
يمكنك فلترة هذا التقرير على أساس الفترة الزمنية.
للتحقق من عدد محادثاتك في تاريخ محدد ، قم بفلترة تقريرك لهذا اليوم ، ثم ضع مؤشر الفأرة فوق النقطة المخصصة لهذا اليوم.