تعد الإدارة الفعالة لقائمة العملاء او ما يسمى بجهات الاتصال ركيزة أساسية لنجاح متجرك، حيث تعمل كقاعدة أساسية للتواصل الشخصي، والتسويق المستهدف، وخدمة العملاء الاستثنائية. داخل منصة بزنس شات، تعتبر قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك هي أثمن أصولك.
يوفر هذا الدليل شرحاً شاملاً لكل ميزة تتعلق بالتعامل مع قاعدة بيانات العملاء - بدءاً من الاستحواذ الأولي والتنظيم وصولاً إلى الإدارة المتقدمة والتقارير. من خلال إتقان هذه الأدوات، يمكنك بناء واستغلال قاعدة بيانات قوية لجهات الاتصال لتعزيز علاقات أقوى مع العملاء وتحقيق نمو مستدام.
1.فهم جهة الاتصال في حسابك على بزنس شات
1.1. مقدمة سياقية
لإدارة علاقاتك مع العملاء بفعالية، من الضروري أولاً فهم ما يشكل "جهة اتصال" داخل منظومة بزنس شات. إن الاستيعاب الواضح لكيفية إنشاء جهات الاتصال، ومصدرها، والبيانات التي يتم التقاطها تلقائياً هو الخطوة التأسيسية نحو بناء قاعدة بيانات قوية لاتصالات هادفة ومستهدفة.
1.2. تعريف جهة الاتصال والمعلومات المخزنة
في بزنس شات، يتم إنشاء جهة اتصال تلقائياً في اللحظة التي يبدأ فيها العميل محادثة مع متجرك على واتساب. تضمن هذه العملية السلسة التقاط كل عميل محتمل وارد دون بذل مجهود يدوي. تقوم المنصة تلقائياً بتخزين المعلومات الرئيسية التالية لكل جهة اتصال جديدة:
الاسم: يتم تسجيل اسم العميل مباشرة من ملف تعريف مستخدم واتساب المسجل لديهم.
رقم الهاتف: يتم تخزين رقم هاتف العميل بمجرد إرسال رسالتهم الأولى إلى عملك.
اللغة: تحدد المنصة وتخزن اللغة المفضلة للعميل، وهو أمر بالغ الأهمية للتواصل الشخصي.
تاريخ الانضمام: هذا هو التاريخ الذي بدأ فيه العميل أول محادثة له على الإطلاق مع متجرك، مما يمثل بداية رحلته معك.
1.3. فهم صلاحيات الوصول لقائمة جهات الاتصال | العملاء
من المهم جداً معرفة أعضاء الفريق الذين يمكنهم الوصول إلى قسم "جهات الاتصال" (Contacts) في بزنس شات لتعيين الأدوار الصحيحة.
المالكون والمسؤولون (Owners and Admins): لديهم وصول كامل إلى قاعدة بيانات جهات الاتصال. يمكنهم عرض جميع جهات الاتصال، واستيراد وتصدير القوائم أو مجموعات جهات الاتصال عبر ملف CSV، وإضافة جهات اتصال فردية يدوياً.
المستخدمون (Users): لديهم وصول محدود. حتى لو كان لدى المستخدم صلاحيات إضافية (مثل إطلاق الحملات)، فلا يمكنه عرض أو تصدير أو رفع قائمة جهات الاتصال الكاملة. يمكنهم فقط عرض مجموعات جهات الاتصال (بدون صلاحيات التصدير) وإضافة جهات اتصال جديدة يدوياً واحداً تلو الآخر.
1.4. تحليل مصادر جهات الاتصال
تُضاف جهات الاتصال إلى قاعدة بيانات بزنس شات الخاصة بك من ثلاثة مصادر رئيسية. فهم هذه الأصول هو المفتاح لتحليل قنوات اكتساب العملاء وفعالية استراتيجيات التواصل الخاصة بك. يوفر تقرير "العملاء حسب المصدر" تفصيلاً واضحاً لهذه القنوات.
واتساب : تشمل هذه الفئة جميع العملاء الذين بدأوا اتصالهم الأول مع متجرك مباشرة عبر واتساب باستخدام أبقونة دردشة بزنس شات ( widget). لاحظ أنه يجب عليك استخدام أداة واتساب الخاصة بـ بزنس شات والمرتبطة بالرقم المتصل بالمنصة. إذا كنت تستخدم أداة واتساب مختلفة من جهة خارجية، فلن نتمكن من التقاط هؤلاء العملاء المحتملين.
تم إنشاؤه / مستورد: يغطي هذا المصدر جهات الاتصال التي تمت إضافتها يدوياً إلى حساب بزنس شات الخاص بك، سواء بإضافتها بشكل فردي أو برفع قائمة عملاء.
الربط مع منصة التجارة الالكترونية : يتكون هذا المصدر من جميع جهات الاتصال التي تمت مزامنتها وإضافتها تلقائياً إلى بزنس شات عبر ربط نشط مع منصة تجارة إلكترونية متصلة مثل (سلة، زد، أو شوبيفاي). عند ربط منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك بـ بزنس شات لأول مرة، سيقوم النظام بمزامنة جميع جهات الاتصال التي لديها طلب واحد على الأقل. بعد ذلك، سيتم مزامنة جميع العملاء الجدد الذين يقومون بإتخاذ إجراء في متجرك تلقائياً وفوراً بعد حدوث الإجراء.
ملاحظة: عند ربط منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك لأول مرة، قد تلاحظ أن عدد جهات الاتصال في بزنس شات أقل مما هو عليه في متجرك. يحدث هذا لسببين رئيسيين:
المزامنة بناءً على الطلبات: خلال الربط الأولي، يقوم بزنس شات فقط بمزامنة العملاء الذين لديهم طلباً واحداً على الأقل. يتم استبعاد العملاء الذين ليس لديهم سجل طلبات من المزامنة التلقائية.
وقت المعالجة: اعتماداً على حجم قاعدة بياناتك، قد تستغرق عملية المزامنة الأولية بعض الوقت لتكتمل.
كيفية حل ذلك: إذا كنت ترغب في توفر قائمة عملائك الكاملة فوراً، بغض النظر عن سجل طلباتهم، يمكنك تصدير قائمة جهات الاتصال الكاملة يدوياً من منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك ورفعها إلى بزنس شات عبر ملف CSV.
هام: نظام بزنس شات لا يكرّر الأرقام. إذا قمت برفع قائمة جهات اتصال، فلن يتم إضافة الأرقام الموجودة مسبقاً مرة أخرى.
إن الطرق المستخدمة لإضافة جهات الاتصال، والتي سنغطيها في القسم القادم، هي التي تحدد بشكل مباشر كيفية تصنيفهم ضمن هذه "المصادر" في تقاريرك.
والآن، بعد أن أصبحت لديك صورة واضحة عن ماهية جهة الاتصال ومصادرها، أنت مستعد تماماً للبدء في بناء قاعدة بياناتك. سيوفر لك القسم التالي تعليمات عملية وخطوة بخطوة لملء قائمة جهات الاتصال الخاصة بك داخل المنصة.
2. قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك: طرق الاستحواذ
2.1. مقدمة سياقية
من المزايا الاستراتيجية الرئيسية لـ بزنس شات هي مرونتها في اكتساب جهات الاتصال. سواء كنت تضيف عميلاً واحداً مهتماً من فعالية تواصل أو تستورد شريحة عملاء كاملة من متجرك الإلكتروني، توفر المنصة طرقاً فعالة تناسب احتياجاتك.
2.2. إضافة جهة اتصال| رقم عميل واحد يدوياً
لإضافة جهات اتصال فردية بسرعة، يوفر بزنس شات طرقاً مباشرة على منصات الويب والهاتف المحمول.
إضافة جهة اتصال واحدة عبر متصفح الويب:
انتقل إلى أيقونة "جهات الاتصال" (Contacts) من القائمة الرئيسية لبزنس شات على اليسار.
انقر على زر "إنشاء أو استيراد جهات اتصال".
من الخيارات، اختر "إضافة جهة اتصال".
في النافذة المنبثقة، أدخل اسم العميل ورقم هاتفه، مع التأكد من تضمين رمز الدولة الصحيح.
انقر فوق "حفظ" لإضافة جهة الاتصال إلى قاعدة بياناتك.
إضافة جهات اتصال عبر تطبيق الهاتف المحمول:
يمكنك أيضاً إضافة جهات اتصال جديدة باستخدام تطبيق بزنس شات للهاتف المحمول.لا يمكنك استيراد جهات الاتصال بالجملة عبر ملفات CSV من خلال التطبيق. يمكنك فقط إضافة جهة اتصال واحدة فقط. لاضافة رقم عميل من خلال تطبيق بزنس شات على الهاتف، اتبع الخطوات التالية:
اضغط على أيقونة البحث الموجودة في أسفل الشاشة.
اضغط على زر "إضافة".
املأ معلومات العميل كما هو مطلوب.
اضغط على "إضافة" لحفظ جهة الاتصال الجديدة.
ملاحظة: قد لا يعمل تطبيق الهاتف المحمول بشكل صحيح نظراً لتوقف جميع التحديثات عليه. من الأفضل دائماً استخدام المنصة من متصفح الويب.
2.3. استيراد جهات الاتصال بالجملة عبر ملف CSV
لإضافة عدة جهات اتصال في وقت واحد، يعد استيراد ملف (CSV) هو الطريقة المطلوبة. هذا مثالي لاستيراد قوائم العملاء الحالية أو رفع جماهير مقسمة لحملات تسويقية.
انتقل إلى أيقونة جهات الاتصال وانقر على "إنشاء أو استيراد جهات اتصال".
اختر خيار "رفع ملف CSV".
اختر ملف CSV المجهز من جهازك. أو يمكنك تحميل عينة الملف من بزنس شات، وتعبئتها ببياناتك ثم رفعها.
قم بمطابقة العمود الموجود في ملفك والذي يحتوي على أرقام الهواتف مع الحقل المقابل في بزنس شات بالضغط على عامود الارقام.
قم بتعيين جهات الاتصال المستوردة إلى مجموعة. يمكنك إنشاء مجموعة جديدة عبر تسميتها أو إضافتها إلى مجموعة موجودة من القائمة المنسدلة.
اختر رمز الدولة الصحيح لأرقام الهواتف في قائمتك.
انقر فوق "استيراد الملف" لبدء عملية الاستيراد.
التعامل مع التكرارات أثناء الاستيراد: إذا كان رقم الهاتف الموجود في ملف CSV موجوداً بالفعل كجهة اتصال، فسيقوم النظام بتحديث بيانات جهة الاتصال تلك بالمعلومات الجديدة المقدمة في الملف. إذا لم يكن الرقم موجوداً، سيتم إنشاء جهة اتصال جديدة. بشكل عام، ستبقى جهة الاتصال المكررة في المجموعة المنشأة حديثاً، ولكن لن يتم إضافتها إلى قاعدة بيانات جهات الاتصال العامة مرة أخرى.
ملاحظة هامة: رفع جهات الاتصال باستخدام ملفات CSV متاح فقط للمسؤولين والمالكين. إذا ظهر زر "رفع ملف csv" باللون الرمادي، فهذا يعني أنك لا تملك الأذونات اللازمة.
3. التنظيم والإدارة الفعالة لجهات الاتصال | العملاء
إن إضافة جهات الاتصال ليست سوى الخطوة الأولى؛ فبناء قاعدة بيانات منظمة بشكل جيد هو أمر أساسي لضمان الكفاءة التشغيلية وفعالية التسويق. تتيح لك قائمة جهات الاتصال النظيفة والمجزأة إرسال رسائل مخصصة على نطاق واسع. يوضح هذا القسم الأدوات الحيوية داخل بزنس شات للبحث عن جهات الاتصال، وتقسيمها، وإدارتها بشكل يومي.
3.1. البحث عن عميل محدّد
تتضمن صفحة "جهات الاتصال" ميزة بحث قوية لمساعدتك في تحديد موقع جهات اتصال محددة بسرعة. صندوق البحث في صفحة العملاء هو الوحيد الذي يمكن استخدامه للعثور على جهة اتصال معينة ثم فتح محادثتها.
يمكنك البحث عن رقم عميل باستخدام ثلاثة معايير:
رقم الهاتف
رقم الطلب (إذا كانت المنصة مرتبطة بمنصة تجارة إلكترونية)
الاسم
للبحث عن جهة اتصال | عميل:
انقر على أيقونة جهات الاتصال من صفحة بزنس شات الرئيسية
ضمن جميع جهات الاتصال، انقر على الفلتر الصحيح الذي تريد استخدامه للبحث، مثل "رقم الهاتف".
الصق رقم الهاتف في شريط البحث واضغط Enter.
ستظهر نتيجة البحث، انقر عليها ليتم توجيهك إلى صندوق المحادثات وعرض المحادثة الخاصة بهذا العميل.
3.2 هل يدعم بزنس شات فلترة قائمة العملاء؟
لا يدعم بزنس شات الفلترة المتقدمة المباشرة لقاعدة بيانات العملاء لأغراض التقسيم (مثل إنشاء قائمة لجميع العملاء من مدينة معينة). لاستهداف شريحة معينة، يجب عليك أولاً فلترة العملاء في منصة التجارة الإلكترونية المتصلة (مثل سلة أو زد)، وتصدير تلك القائمة، ثم استيرادها إلى بزنس شات كمجموعة جديدة.
3.3. إدارة مجموعات جهات الاتصال (Contact Groups)
مجموعات العملاء هي الأداة الأساسية لتنظيم وتقسيم جهات الاتصال الخاصة بك. فهي تسمح لك بتصنيف العملاء للحملات التسويقية الجماعية المستهدفة. المبادئ الرئيسية لتنظيم قائمة العملاء:
يمكن أن تنتمي جهة اتصال واحدة إلى عدة مجموعات في وقت واحد.
يتم تضمين كل جهة اتصال تلقائياً في المجموعة الرئيسية "جميع جهات الاتصال".
إضافة جهة اتصال لمجموعة جديدة لا يزيلها من المجموعات السابقة.
حذف مجموعة لا يحذف جهات الاتصال الموجودة داخلها. ستبقى جهات الاتصال في قائمة "جميع جهات الاتصال".
3.4. كيفية حذف مجموعة عملاء
انقر على أيقونة جهات الاتصال.
اختر المجموعة التي تريد حذفها بالنقر على اسمها.
انقر فوق زر "حذف المجموعة" الموجود في الزاوية العلوية اليمنى.
ملاحظة: يحافظ النظام على كافة سجلات المحادثات والرسائل المرتبطة بهؤلاء العملاء حتى بعد حذف المجموعة.
3.5. إجراءات التصرف في جهات الاتصال داخل المحادثة (صندوق المحادثات)
يمكن إتخاذ عدة إجراءات إدارية مباشرة من نافذة محادثة العميل:
تعديل اسم العميل:
انقر على أيقونة القلم بجوار الاسم في لوحة التفاصيل، وأدخل الاسم الجديد ثم أكد الحفظ.
إدارة اشتراكات التسويق:
يمكنك تحديد رغبة العميل في استلام رسائل تسويقية:
إلغاء الاشتراك (Opt-out): يمنع العميل من تلقي أي رسائل حملات تسويقية مستقبلية.
الاشتراك (Opt-in): يستأنف قدرة العميل على تلقي رسائل تسويقية.
ملاحظة: العميل الملغي اشتراكه لا يزال بامكانه تلقي الرسائل الضرورية غير التسويقية مثل تأكيدات الطلبات أو تحديثات الشحن.
حظر وإلغاء حظر جهات الاتصال:
للتوقف عن تلقي رسائل من جهة اتصال معينة، اتبع الخطوات التالية لحظر العميل:
انقر على "حظر" من اللوحة الجانبية للمحادثة
أكد الإجراء.
لإلغاء الحظر، يجب على مسؤول (Admin) الانتقال لصفحة "العملاء"، واختيار مجموعة "المحظورين"، والنقر على أيقونة "إلغاء الحظر" أمام اسم العميل.
3.6. تصدير بيانات جهات الاتصال
يمكنك تصدير قوائم العملاء الخاصة بك لإجراء تحليل خارجي، أو للاحتفاظ بنسخة احتياطية، أو لاستخدامها في أنظمة أخرى. تتيح لك المنصة امكانية تصدير قائمة "جميع جهات الاتصال" بالكامل أو مجموعة محددة.
انتقل إلى صفحة جهات الاتصال (Contacts).
لتصدير جميع جهات الاتصال، انقر فوق زر "تصدير جهات الاتصال" (Export contacts). ولتصدير مجموعة معينة، قم أولاً باختيار تلك المجموعة ثم انقر فوق زر التصدير.
سيقوم النظام بمعالجة الطلب، وستتلقى بريداً إلكترونياً يحتوي على رابط لتحميل الملف المصدر.
ملاحظة هامة: يقتصر تصدير جهات الاتصال من BusinessChat على المستخدمين الذين يمتلكون صلاحيات المالك (Owner) أو المسؤول (Admin) فقط. لا يمكن للمستخدمين العاديين تصدير قاعدة بيانات جهات الاتصال حتى لو كانت لديهم صلاحيات الحملات أو الاشتراكات.
سيشمل الملف المصدر جميع معلومات الاتصال الأساسية (الاسم، اللغة، تاريخ الانضمام). وبالإضافة إلى هذه الحقول الأساسية، سيتضمن التقرير أي حقول مخصصة تم إعدادها لالتقاط بيانات إضافية (تطبق هذه الحقول فقط على الحسابات التي تستخدم شات بوت مخصّص).
باستخدام أدوات الإدارة هذه، يمكنك الحفاظ على قاعدة بيانات جهات اتصال نظيفة ومنظمة وفعالة. وسيتناول القسم التالي كيفية ترجمة هذه البيانات المدارة جيداً إلى رؤى استراتيجية من خلال الاستفادة من ميزات التقارير القوية في المنصة.
4. تحليل قائمة بيانات العملاء من خلال التقارير
تعد التقارير هي المفتاح لتحويل بيانات جهات الاتصال الخام إلى معلومات تجارية قابلة للاستغلال. فهي تتيح لك تجاوز مجرد جمع جهات الاتصال إلى فهمهم بشكل حقيقي. وتوفر التقارير المتمحورة حول العملاء في بزنس شات عدسة واضحة لقياس التفاعل، وتتبع نمو قاعدة البيانات، واكتساب فهم أعمق للمصادر التي يأتي منها عملاؤك.
4.1. تقارير العملاء الأساسية
تقدم منصة بزنس شات ثلاثة تقارير أساسية لتحليل قاعدة عملائك. يوفر كل تقرير منظوراً فريداً لبيانات جهات الاتصال الخاصة بك.
تقرير العملاء النشطين (Active Customers Report)
يقدم هذا التقرير نظرة عامة شاملة على مستوى تفاعل العملاء خلال فترة زمنية محددة. يُعرّف العميل النشط بأنه أي عميل أرسل رسالة واحدة على الأقل إلى متجرك خلال الإطار الزمني الذي حددته في أدوات الفلترة.
مثال: إذا كان لمتجرك عميل واحد فقط، وقام هذا العميل بإرسال 10 رسائل يومياً لمدة شهر، فسيقوم النظام باحتسابه كما يلي:
عدد العملاء النشطين في يوم محدد = 1
عدد العملاء النشطين في أسبوع محدد = 1
عدد العملاء النشطين في شهر محدد = 1
كيفية تصدير تقرير العملاء النشطين:
لتصدير قائمة بالعملاء النشطين الذين تواصلوا مع شركتك خلال فترة معينة، اتبع الخطوات التالية:
انقر على أيقونة التقاريرمن الصفحة الرئيسية لمنصة بزنس شات.
اختر تقارير العملاء.
حدد الفلاتر المطلوبة (النطاق الزمني).
انقر على تقرير العملاء النشطين ثم اضغط على تصدير التقرير. ستصلك رسالة بريد إلكتروني تحتوي على التقرير.
ملاحظة: يحتوي الملف المصدر على اسم العميل ورابط المحادثة الخاصة به فقط.
تقرير العملاء الجدد من واتساب
يقيس هذا التقرير مدى نمو قائمة جهات الاتصال لديك الناتجة تحديداً عن المحادثات الواردة بشكل طبيعي من واتساب. وهو يوضح إجمالي عدد العملاء الجدد الذين أُضيفوا إلى قاعدة بياناتك حصرياً عبر قناة واتساب خلال الفترة الزمنية المحددة.
كيفية الوصول لتقرير العملاء الجدد من واتساب واستخدام الفلاتر: لعرض هذا التقرير، انتقل إلى التقارير (Reports) > تقارير العملاء (Customer Reports). يمكنك تدقيق البيانات عبر اختيار نطاق زمني محدد واختيار التجميع حسب اليوم، أو الأسبوع، أو الشهر (Group by Day, Week, or Month) لتصور اتجاهات النمو بوضوح.
ملاحظة حول قيود تصدير تقرير العملاء الجدد من واتساب: لا يمكن تصدير هذا التقرير؛ فقد تم تصميمه خصيصاً لاستعراض حجم العملاء الجدد المكتسبين عبر واتساب مباشرة من خلال لوحة البيانات.
تقرير العملاء حسب المصدر (Customers by Source Report)
يقدم هذا التقرير تحليلاً استراتيجياً لجميع العملاء مقسمين حسب قناة الاكتساب. ويقوم بتصنيف قاعدة جهات الاتصال الخاصة بك بالكامل بناءً على واحد من ثلاثة مصادر: واتساب، أو مُضاف/مُستورد ، أو الربط مع منصة التجارة الالكترونية.
عرض البيانات الافتراضي: بشكل افتراضي، عند تحميل صفحة هذا التقرير، يتم تطبيق الفلتر على جميع العملاء في قاعدة بياناتك منذ تاريخ إنشاء الحساب. يمكنك تعديل فلتر التاريخ لتحليل فترة زمنية محددة.
ملاحظة حول قيود تصدير تقرير العملاء حسب المصدر: لا يمكن تصدير هذا التقرير؛ فهو مصمم لعرض الأعداد الإجمالية حسب المصدر مباشرة على لوحة البيانات، ولا يوفر بيانات تفصيلية قابلة للتنزيل.
4.2. استخراج بيانات جهات الاتصال من تقارير أخرى
بالإضافة إلى تقارير العملاء المخصصة، يمكنك استخراج قوائم ورؤى قيمة لجهات الاتصال من ميزات التقارير الأخرى داخل المنصة.
تقرير مواضيع المحادثات (Conversation Topics Report):
يمكن أن يكون هذا التقرير أداة قوية لتقسيم العملاء لأغراض التسويق (Marketing Segmentation). حيث يمكنك تصفية التقرير حسب موضوع معين (مثلاً: "الاسترجاع" أو "استفسار عن منتج") وتصدير أرقام الهواتف لجميع العملاء الذين ناقشوا هذا الموضوع. يمكن بعد ذلك استخدام هذه القائمة في حملات تسويقية جماعية مستهدفة بدقة عالية.تقارير الحملات (Campaign Reports):
يمكن تصدير تقارير حملات التسويق، سواء كانت حملات مؤتمتة (Automated) أو حملات جماعية (bulk Campaigns). توفر عمليات التصدير هذه عرضاً تفصيلياً للعملاء المستهدفين، مما يتيح لك تحليل تفاعلاتهم وتقسيمهم في حملات مستقبلية بناءً على سلوكهم.
توفر هذه التقارير البيانات الكمية اللازمة لفهم جمهورك وقياس الأداء. ومن خلال تحليل هذه المعلومات بانتظام، يمكنك تحسين استراتيجياتك التسويقية، وتعزيز تفاعل العملاء، واتخاذ قرارات قائمة على البيانات لتعزيز النمو والولاء.
5.0 استكشاف أخطاء ملفات بيانات جهات الاتصال الشائعة وإصلاحها
يوفر هذا القسم حلولاً للأخطاء التقنية الشائعة التي قد تواجهك عند استيراد أو تصدير بيانات جهات الاتصال عبر ملفات CSV وExcel.
5.1. مشاكل عند استيراد قوائم جهات الاتصال
المشكلة: برنامج Excel "يكسر" أرقام الهواتف (الترميز العلمي والعشري)، مثل تحويل الرقم إلى $9.66E+11$.
الحل:
قم بتمييز العمود الذي يحتوي على الأرقام في Excel.
انقر بزر الماوس الأيمن واختر "تنسيق الخلايا" (Format Cells).
اختر "نص" (Text) أو "رقم" (Number).
إذا اخترت رقماً، تأكد من ضبط المنازل العشرية على 0.
احفظ الملف بصيغة CSV (Comma-delimited).
نصيحة: استخدم أداة تحويل عبر الإنترنت مثل cloudconvert.com/xlsx-to-csv لتجنب أخطاء التنسيق اليدوي، ولا تفتح الملف بعد تحويله قبل رفعه للمنصة.
المشكلة: الأرقام المكررة (Duplicate Numbers)
الحالة (أ): تكرار الأرقام داخل الملف: لا يستطيع النظام معالجة نفس الرقم مرتين في عملية استيراد واحدة.
الحل: في ملف Excel، قم بتحديد عمود أرقام الهواتف، ثم انتقل إلى علامة التبويب بيانات (Data)، وانقر على إزالة التكرارات (Remove Duplicates) قبل حفظ الملف.
الحالة (ب): الرقم موجود بالفعل في بزنس شات:
السلوك: لا يُعد هذا خطأً؛ حيث سيقوم النظام تلقائياً بـ دمج (Merge) البيانات. سيتم تحديث جهة الاتصال الحالية بالتفاصيل الجديدة (مثل اسم جديد أو وسم جديد) بدلاً من إنشاء نسخة مكررة.
5.2. مشاكل عند تصدير قوائم جهات الاتصال
المشكلة: نصوص غير مفهومة (ظهور اللغة العربية أو الرموز الخاصة برموز غريبة)
الوصف: عند فتح ملف CSV مُصدّر عن طريق النقر المزدوج عليه مباشرة، غالباً ما يختار برنامج Excel ترميزاً خاطئاً، مما يؤدي إلى تحويل الأسماء العربية أو الرموز الخاصة إلى أحرف عشوائية غير مفهومة (على سبيل المثال: اØمد).
الحل: لا تفتح الملف بالنقر المزدوج، بل استخدم طريقة "استيراد البيانات":
افتح ورقة Excel فارغة.
انتقل إلى علامة التبويب "بيانات" (Data) ثم "الحصول على بيانات" (Get Data) من نص/CSV.
اختر الملف المصدر وغير "أصل الملف" (File Origin) إلى 65001: Unicode (UTF-8).
تأكد من ضبط "المحدد" (Delimiter) على فاصلة (Comma) ثم اضغط "تحميل".
5.3. مشاكل في مطابقة الحقول المتغيرة (Variable Mapping)
المشكلة: عناوين أعمدة غير واضحة عند رفع قائمة لحملة تسويقية جماعية.
الحل: اجعل الصف الأول في ملف CSV يحتوي على عناوين واضحة (مثل "الاسم الأول" بدلاً من "عمود أ"). عند الرفع، سيسمح لك النظام بمطابقة هذه العناوين مع متغيرات القالب (مثلاً ربط "الاسم الأول" بالمتغير {{1}}).