المحادثات الواردة: تبدأ من قبل العميل.

المحادثات الصادرة:

إغلاق تلقائي بواسطة البوت: يقوم البوت بفتح و إغلاق المحادثة.

إغلاق يدوي بواسطة المستخدم: يقوم المستخدم بإغلاق المحادثة بعد حل المشكلة.

إغلاق جماعي (للمسؤولين فقط): إغلاق عدة محادثات في وقت واحد عند الحاجة. كيفية الإغلاق الجماعي للمحادثات؟

يحسن تركيز الموظفين: يحتفظ الموظفين بالمحادثات النشطة فقط أثناء العمل عليها.

يحافظ على فعالية البوت: المحادثات المغلقة تتيح للبوت التعامل مع استفسارات جديدة عامة.

يضمن دقة التقارير: المحادثات المغلقة توفر حسابات دقيقة لمؤشرات الأداء (مثل متوسط وقت المعالجة).

الإغلاق عند الحل: يجب على الوكلاء إغلاق المحادثة بمجرد حل مشكلة العميل بشكل كامل.

استخدام رسائل إغلاق واضحة: قبل الإغلاق، أرسل ملخصًا موجزًا وخطوات تالية. مثال على رسالة إغلاق: تم حل المشكلة الآن. هل هناك أي شيء آخر يمكنني مساعدتك به؟ — إذا لم يكن هناك، سأغلق المحادثة الآن.

تجنب ترك المحادثات التي تمت معالجتها مفتوحة: قد تمنع المحادثات المفتوحة البوت من إعادة التعامل مع الطلبات البسيطة لاحقًا.

استخدام الإغلاق الجماعي بحذر: الإغلاق الجماعي مفيد بعد عمليات التنظيف.

مراقبة المؤشرات الرئيسية: تتبّع عدد المحادثات المفتوحة مقابل المغلقة، ومتوسط وقت الإغلاق.