أتمتة الفاتورة الإلكترونية هي أتمتة تعمل عبر الويب هوك و تعتمد على الإرسال الفردي للمستندات، حيث تقوم بإرسال فاتورة بصيغة PDF عبر الواتساب كرسالة قالب تحتوي على رأس مستند (Document Header)، وذلك فور استلام الويب هوك مباشرة.
ملاحظة: يُمكن إنشاء أكثر من أتمتة فاتورة إلكترونية واحدة لنفس الحساب.
خطوات إعداد أتمتة الفاتورة الإلكترونية
إنشاء الأتمتة: انقر على الأتمتات > اتمتة الإشعارات > حملة جديدة > ويب هوك الفاتورة الإلكترونية.
ربط الويب هوك: انسخ رابط الويب هوك و الصقه في نظام الفواتير أو نظام إدارة الموارد (ERP) أو النظام الضريبي لديك كهدف للويب هوك الصادر.
إرسال حمولة تجريبية (Sample Payload): إرسال حمولة حقيقية واحدة حتى يتم التقاط واستيعاب مخطط البيانات.
ربط رقم الهاتف: حدّد حقل رقم الهاتف من شجرة البيانات الملتَقطة، بالإضافة إلى تحديد مصدر رمز الدولة إذا كانت الأرقام تصل بالتنسيق المحلي.
اختيار القالب: اختيار القالب المناسب للرسالة.
ربط رأس المستند: ربط رأس مستند الـ PDF من استجابة الويب هوك.
اختر المعلومة المناسبة من رد الويب هوك لكل حقل متغير اضفته للقالب
إعداد الردود: ضبط خيارات التعامل مع الردود النصية المفتوحة والردود المتأخرة.
تحديد إجراءات أزرار الرد السريع: كتابة رد مخصص لكل زر رد سريع تم إضافته في القالب، واختيار الإجراء المناسب (تعيين لفريق عمل، أو إغلاق المحادثة، أو تشغيل استدعاء API).
الحفظ والنشر: حفظ الإعدادات ونشر الأتمتة.
معلومة هامة: يتحقق نظام التحقق من وجود رأس المستند الإجباري فقط من ربطه وقراءته من الحمولة، دون التأكد الفعلي من كونه ملف PDF بحد ذاته. يتم فرض شرط الـ PDF عبر واجهة المستخدم عند الإعداد ومن خلال قائمة أنواع الملفات المسموح بها (MIME Whitelist) أثناء التشغيل، والتي تسمح أيضاً بالصور ومقاطع فيديو MP4. بناءً على ذلك، يمكن للمرسِل الذي يتجاوز واجهة المستخدم إرسال فاتورة بصيغة صورة PNG بنجاح.
حالات استخدام أتمتة الفواتير الإلكترونية
الحالة الأساسية لاستخدام هذه الأتمتة هي ربط أي نظام ينشئ مستندات PDF موجهة للعملاء ولديه القدرة على استدعاء الويب هوك، لإرسال الفاتورة عبر الواتساب بدلاً من البريد الإلكتروني.
الامتثال للفوترة الإلكترونية الضريبية: المتطلبات التنفيذية مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) في السعودية، أو مصلحة الضرائب المصرية (ETA)، والأنظمة المشابهة التي تتطلب إصدار فاتورة معتمدة للمشتري. فور ختم الفاتورة وإرجاع ملف الـ PDF من مزود الفوترة، تقوم الأتمتة بإرسالها فوراً عبر الواتساب، حيث تتفوق معدلات الفتح بشكل كبير مقارنة بالبريد الإلكتروني.
تسليم فواتير أنظمة ERP والمحاسبة: بمجرد إصدار الفاتورة في نظام الـ ERP الخاص بك، يتم إرسالها عبر الويب هوك لتصل إلى واتساب العميل خلال ثوانٍ معدودة.
إيصالات نقاط البيع (POS) والمتاجر: إرسال إيصال رقمي بدلاً من الإيصال الورقي المطبوع عند شاشة الدفع.
تأكيدات وإيصالات الدفع: فور إتمام عملية الدفع عبر بوابة الدفع، يتم إرسال إيصال الـ PDF مباشرة.
الإشعارات الدائنة، مستندات الاسترداد، وكشوف الحسابات: استخدام نفس آلية العمل لمستندات مختلفة؛ حيث تتيح الفلاتر لأتمتة واحدة معالجة أنواع متعددة من المستندات بقوالب مختلفة.
الاشتراكات والفوترة الدوريّة: إرسال فاتورة كل دورة فوترة تلقائياً.
التقارير
تتميز هذه الأتمتة بنفس شاشة الإحصائيات الخاصة بأنواع الويب هوك العادية. يتضمن تصدير ملف CSV خمسة أعمدة بإجابات (نعم/لا) لكل جهة اتصال: بدأ، اكتمل، تم النقر، رد بنص مفتوح، لم يرد، بالإضافة إلى الطوابع الزمنية.
لتنزيل تقرير أتمتة ويب هوك الفاتورة الإلكترونية، اتبع الخطوات التالية:
من الأتمتات > أتمتة الإشعارات، اختر أتمتة الفاتورة الإلكترونية المطلوب تنزيل تقريرها.
انقر على تصدير تقرير التسليم، ثم حدد نطاق الوقت المطلوب واضغط على تصدير.
أمور يجب مراعاتها أثناء التخطيط
يجب أن يظل رابط ملف الـ PDF فعالاً وشغالاً حتى يتم معالجة الويب هوك؛ حيث إن الروابط الموقعة قصيرة الأجل التي تنتهي صلاحيتها في ثوانٍ ستؤدي إلى فشل عملية التنزيل.
روابط الـ PDF التي تتطلب تسجيل دخول أو مصادقة (Authenticated URLs) لن تعمل، حيث يتم جلب الملفات دون تقديم أي بيانات اعتماد.
تعتمد فروع الردود على أزرار الرد السريع الموجودة في القالب، لذا يجب التخطيط لأزرار القالب وتحديدها قبل ربط الإجراءات الخاصة بكل زر.